Suele ocurrir que ante la aparición de un problema entre vecinos (p.ej., grietas o humedades en elementos comunes, ruidos molestos, errores en el cobro de cuotas o derramas, actividades no permitidas, usos indebidos o no autorizados de zonas comunes, etc.) algunos propietarios no saben qué pasos deben seguir para que su Comunidad pueda debatirlo y, en su caso, adoptar algún tipo de acuerdo que permita solucionarlo, sobre todo si se trata de comunidades pequeñas o en las que sólo acostumbran a celebrar una junta al año (la ordinaria exigida por la ley).
Si el asunto no es urgente y la celebración de la próxima Junta (la ordinaria de cada año o si hay alguna extraordinaria ya solicitada) es cercana en el tiempo, lo más efectivo es dirigir una comunicación al Presidente y al Secretario-Administrador solicitando que se incluya en el orden del día de la próxima Junta prevista el punto o puntos que se deseen tratar, intentando describirlos con la mayor claridad. Es recomendable, además, que se quede una copia de dicha comunicación con el acuse de su recibo (preferiblemente nombre, fecha y firma manuscrita) de su destinatario (Presidente y Secretario-Administrador de la Comunidad) a efectos de poder acreditar su entrega, llegado el caso. No obstante, si lo prefiere, también puede dirigir la comunicación por algún conducto fehaciente (p. ej., carta certificada con acuse, telegrama, burofax, acta notarial…).
Siguiendo estas recomendaciones, si el escrito es recibido antes de que la Comunidad remita a los vecinos la convocatoria de la Junta prevista, el tema o temas solicitados tendrán que ser tratados y debatidos en dicha Junta, de tal manera que si no se hace, dicha reunión podría ser impugnada ante los Tribunales.
No obstante, si se trata de una cuestión que no puede esperar, máxime si se ha celebrado recientemente ya una Junta, es recomendable transmitir al Presidente los motivos por los que considera que se debe convocar urgentemente una Junta Extraordinaria, en lugar de esperar a la próxima ordinaria o extraordinaria. Si el Presidente, por las razones que fueran, no estuviera por la labor de convocar dicha Junta, entonces la Ley permite que lo puedan hacer los propietarios que representen un 25% de los propietarios, o cuyas propiedades en la Comunidad representen un 25% o más de las cuotas de participación. Si sus propiedades en la Comunidad alcanzan dichos porcentajes, o si el número de vecinos exigido está de acuerdo con sus intenciones de convocar Junta Extraordinaria, entonces se deberá enviar una solicitud formal y fehaciente (carta certificada, carta con copia firmada de recibí, burofax, requerimiento notarial, etc…) al Presidente en la que se manifieste con claridad que se solicita la convocatoria de una Junta General Extraordinaria, con expresión de los motivos y los puntos a incluir en su orden del día. El Presidente, en un plazo prudencial, deberá contestar si accede o no a dicha solicitud. Si se negase a convocar Junta sin motivos fundados, y sólo si el Presidente no lo hiciese, estarán los propietarios legitimados para convocar ellos directamente la Junta, de la que deberá levantar acta el Secretario Administrador. Esta convocatoria subsidiaria deberá reunir todos los requisitos establecidos en el artículo 16 de la Ley de Propiedad Horizontal en relación con el artículo 9 de la misma Ley, y en particular, el nombre, apellidos, firma de las personas convocantes y su cuota de participación, de manera que quede suficientemente reflejado el apoyo vecinal logrado, y en consecuencia, se despeje cualquier duda sobre la validez o no de la convocatoria de tal Junta Extraordinaria.
Para finalizar, es importante dejar claro que hacerse servir de esta facultad para intentar modificar un acuerdo anterior forzando su debate en una nueva Junta podría ser interpretado como un fraude de ley y, por consiguiente, ser impugnada dicha actuación por cualquier propietario.
